POP Operacional | 3C Plus para RD Station CRM

Procedimento Operacional Padrão

Fluxo operacional orientado ao processo comercial, com foco em clareza de papéis, sequência de execução, regras de trabalho, SLA e pontos de controle.

Área dona do processo	Gestão de SDR / Comercial
Responsáveis-chave	Carol Pessanha (processo e listas), Equipe SDR (execução), Operações (automação)

Objetivo

Padronizar a operação entre 3C Plus e RD Station CRM de forma simples, previsível e replicável, eliminando dúvidas sobre quem faz cada etapa e reduzindo dependência de pessoas específicas.

Escopo do processo

Planejamento da rodada comercial e definição do mailing
Curadoria, tratamento e subida das listas no 3C Plus
Execução das ligações e qualificação das chamadas pelo time de SDR
Registro automático das interações no RD Station CRM via n8n
Acompanhamento operacional, controle de qualidade e ajustes do processo

Visão geral do fluxo

A operação segue uma sequência única e contínua. A mesma pessoa que organiza a rodada comercial também prepara e sobe a lista, reduzindo repasses desnecessários e deixando o fluxo mais enxuto.

Etapa	Dono	O que acontece	Saída esperada
1. Planejamento da rodada	Carol Pessanha	Define a operação da rodada, volume, fila e base que será trabalhada.	Rodada comercial definida
2. Preparação da lista	Carol Pessanha	Extrai a base do RD CRM quando necessário, higieniza os dados e sobe a lista no 3C Plus.	Lista ativa no discador
3. Execução da cadência	Equipe SDR	Executa a cadência de chamadas dentro do 3C Plus.	Ligações realizadas
4. Qualificação	Equipe SDR	Qualifica a chamada e registra observações no encerramento.	Chamada tabulada
5. Registro no RD CRM	Operações / n8n	Recebe o webhook, trata a integração e registra tudo no RD CRM.	Card criado ou atualizado
6. Acompanhamento	Carol + Comercial	Acompanham fila, desempenho e necessidade de nova lista ou correções.	Operação monitorada
7. Otimização	Ops + Gestão	Ajustam automação, regras ou configurações quando houver necessidade.	Melhoria aplicada

Etapas detalhadas

4.1 Planejamento da operação

Responsável: Carol Pessanha

Define qual base será trabalhada
Define volume, prioridade e fila de execução
Alinha com o time comercial a jornada da operação quando necessário
Aciona a preparação da base para a rodada

Output: rodada comercial pronta para ser executada.

SLA: definição concluída antes da subida da lista da rodada.

4.2 Preparação e subida de mailing

Responsável: Carol Pessanha

Input: base exportada do RD Station CRM ou base definida para a rodada.

Extrair a lista que será trabalhada
Higienizar a planilha antes da subida
Garantir um único número por célula
Remover pontuação, espaços e caracteres especiais do telefone
Conferir se a coluna de nome está preenchida
Subir a lista no 3C Plus e alocar para a fila correta das SDRs

Output: lista ativa e pronta para discagem dentro do 3C Plus.

SLA: até 4 horas após a definição da rodada, salvo alinhamento diferente da gestão.

4.3 Execução da cadência

Responsável: Equipe de SDRs

Realizar as ligações diretamente pelo 3C Plus
Seguir a fila e a cadência definida para a rodada
Registrar a conversa com objetividade no fechamento da chamada

Output: ligações executadas e chamadas encerradas no discador.

SLA: execução conforme fila ativa e ritmo definido para a operação.

4.4 Qualificação e observação da chamada

Responsável: Equipe de SDRs

Preencher o campo de observação em texto livre com clareza
Selecionar a qualificação correta da ligação antes de encerrar
Não deixar observação em branco e não usar anotações genéricas

Output: chamada corretamente tabulada no 3C Plus.

SLA: em até 1 minuto após o encerramento da ligação.

4.5 Registro no RD Station CRM via automação

Responsável: Operações | Execução automática via n8n

Receber o webhook de encerramento da chamada
Tratar o número e montar o título do card no padrão Nome - Telefone
Verificar duplicidade por telefone ou e-mail
Criar ou atualizar o card no funil correspondente
Inserir resumo da chamada com operador, qualificação e observação
Gerar automaticamente 3 tarefas de follow-up em D+2, D+4 e D+6, pulando finais de semana

Output: card criado ou atualizado no RD CRM com histórico e próximas ações registradas.

SLA: imediato, em tempo real.

4.6 Acompanhamento operacional

Responsável: Carol Pessanha + Comercial

Acompanhar consumo da lista e disponibilidade de leads
Verificar se as SDRs estão executando a fila corretamente
Acompanhar cards e tarefas geradas no RD CRM
Sinalizar erros operacionais ou necessidade de nova rodada

Output: operação acompanhada e com visibilidade de gargalos.

SLA: acompanhamento diário durante a rodada ativa.

4.7 Ajustes e otimização

Responsável: Ops + Gestão

Revisar erros, gargalos e necessidade de ajustes na automação
Avaliar mudanças em regras, tarefas, fila ou parametrizações
Aplicar alterações somente com alinhamento entre gestão comercial e operações

Output: melhorias validadas e processo atualizado.

Matriz de responsabilidade

Atividade	Carol Pessanha	Equipe SDR	Operações	Gestão / Liderança
Planejamento da rodada comercial	R/A	I	I	C
Extração, curadoria e subida da lista	R/A	I	I	C
Execução das ligações	I	R/A	I	I
Qualificação e observação das chamadas	I	R/A	I	I
Integração e manutenção da automação	I	I	R/A	C
Acompanhamento da operação	R	C	I	A
Ajustes estruturais e melhorias	C	I	R	A

Legenda: R = executa | A = responde pelo resultado | C = consultado | I = informado

Regras operacionais

Apenas Carol Pessanha realiza a subida de novas listas no 3C Plus
Apenas Operações pode editar automações, webhooks e lógica do n8n
As SDRs não devem criar cards manuais no RD CRM para leads já trabalhados via 3C Plus
O campo de observação do 3C Plus é a fonte oficial do histórico da ligação
Toda chamada precisa ser encerrada com qualificação e observação preenchidas
Alterações estruturais no processo devem ser alinhadas entre gestão comercial e operações antes da execução

SLA e pontos de controle

Ponto de controle	SLA	Validação
Planejamento da rodada definido	Antes da subida da lista	Fila, volume e base definidos pela Carol
Lista pronta no 3C Plus	Até 4h após a definição da rodada	Lista subida e alocada para as SDRs
Tabulação da chamada	Até 1 minuto após o encerramento	Qualificação e observação preenchidas
Registro no RD CRM	Tempo real	Card criado ou atualizado com histórico e tarefas
Acompanhamento da rodada	Diário	Consumo da base, tarefas e erros monitorados

Rotina operacional

Diária

Carol acompanha consumo da lista, necessidade de nova base e desvios da operação
SDRs executam ligações, tabulam as chamadas e tratam as tarefas geradas no RD CRM
Operações atua apenas quando houver falha técnica, erro de integração ou ajuste solicitado

Semanal

Carol organiza a nova rodada de listas, conforme prioridade comercial
Comercial revisa desempenho da operação e necessidade de redistribuição de foco
Ops revisa erros recorrentes e pontos técnicos que impactam a fluidez do processo

Mensal

Gestão e Operações revisam gargalos, conversão, espaçamento de tarefas e melhorias de estrutura
A documentação deve ser atualizada sempre que houver mudança relevante no fluxo

Indicadores da operação

Volume de leads consumidos versus leads disponíveis por rodada
Tempo médio de esgotamento de uma lista
SLA de preenchimento de observações e qualificações
SLA de execução dos follow-ups no RD CRM
Ocorrência de duplicidade de card
Falhas de sincronização do webhook ou do n8n
Conversão por rodada, fila ou critério de qualificação

Governança

Dona do processo operacional: Carol Pessanha / Gestão de SDR
Dono da infraestrutura técnica: Operações
Toda solicitação de mudança estrutural deve ser alinhada entre Carol e Operações
Mudanças em produção devem ser aplicadas com critério técnico e comunicadas aos envolvidos
O documento deve continuar refletindo a operação real, sem excesso de etapas teóricas

Resumo executivo da operação

Este processo concentra o planejamento da rodada, a preparação do mailing, a execução da cadência, a tabulação da chamada, a integração automática com o RD CRM e o acompanhamento contínuo da operação.

A lógica central é manter o processo simples, previsível, auditável e com responsabilidade clara entre Comercial, SDR e Operações.