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Rotina de Acompanhamento de Carteira – CS Ongoing

Rotina de Acompanhamento de Carteira – CS Ongoing

Resumo:

Garantir o acompanhamento diário da carteira de corretores ativos, monitorando movimentações no Admin, evolução dos contratos e atualização das bases de controle.

O objetivo é aumentar conversão, antecipar problemas, acelerar contratos e manter controle operacional da carteira.

Quem deve operar:

  • CS Ongoing

Quais ferramentas devem ser usadas na operação:

  • Admin

  • RD Conversas

  • RD CRM

  • Planilha de controle de contratos

  • Planilha de base ativa

Como operar:

ROTINA DIÁRIA

1. Acompanhamento da carteira no Admin

A CSM deve realizar diariamente um overview completo da sua carteira no Admin, acompanhando:

  • Novos imóveis cadastrados

  • Negociações em andamento

  • Status de inquilinos (aprovados ou reprovados)

Ações obrigatórias:

Inquilino aprovado:

  • Enviar mensagem proativa para o corretor informando a aprovação
     Mesmo que o corretor já tenha acesso à informação na plataforma

Inquilino reprovado:

Se aprovado na humanizada:

  • Informar o corretor sobre a aprovação

Se reprovado:

  • Seguir fluxo padrão de reprovação (sem ação adicional de reversão)

2. Atualização da planilha de controle de contratos

Deve ser realizada diariamente, sem exceção.

Informações obrigatórias por contrato:

Ações para boletos vencidos:

Para contratos com boleto vencido e não pago:

  • Verificar o motivo do não pagamento

  • Tentar reversão junto ao corretor

  • Negociar:

    • Nova data de entrada no imóvel

    • Nova data de pagamento

  • Abrir ticket para o suporte solicitando:

    • Ajuste da data do boleto pelo financeiro

Objetivo: recuperar contratos travados por inadimplência inicial

3. Atualização da planilha de base ativa

Também deve ser realizada diariamente.

Regra:

Todo corretor que colocar contrato deve ser incluído na base ativa.

Aba: [Mês + Ativo]

Deve conter:

  • Nome do corretor (ou link do perfil no Admin)

  • Número de contratos acumulados no mês (atualizado diariamente)

  • Nome da CSM responsável

    • ou indicação se veio de ativação

 Todo novo contrato deve ser somado na base

Aba: [Mês + Combinado]

Deve conter:

  • Nome do corretor

  • Perfis adicionais vinculados (caso ele opere com mais de um perfil)

 Objetivo: consolidar produção por corretor, independentemente de múltiplos perfis

Regras Gerais de Operação:

  • O acompanhamento deve ser diário e ativo (não reativo)

  • Nenhuma movimentação relevante pode passar sem ação do CS

  • Todas as planilhas devem estar 100% atualizadas

  • O CS deve atuar sempre com foco em:

    • Conversão

    • Velocidade de fechamento

    • Antecipação de problemas

Fluxo da Rotina Diária:

  1. Acessar Admin
    ⬇️

  2. Revisar carteira (imóveis, negociações, análises)
    ⬇️

Se aprovado → avisar corretor
Se reprovado → tentar humanizada → comunicar resultado se positivo

⬇️

  1. Atualizar planilha de contratos
    ⬇️

Se boleto vencido → atuar para reversão + abrir ticket

⬇️

  1. Atualizar base ativa (mês vigente)
    ⬇️

Encerramento: carteira atualizada + controles preenchidos

Pontos de atenção:

  • Corretor não precisa pedir → o CS deve se antecipar

  • Informação já disponível na plataforma não elimina o contato ativo

  • Boletos vencidos são oportunidades de recuperação

  • Base ativa errada = visão errada do negócio

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